অনুদান আর ছাত্রফি আলাদা রাখার নিয়ম: দুই ধরনের টাকা, দুই ধরনের লেজার, দুই সেট দায়িত্ব। এক খাতায় মেশালে মাস শেষে “মোট জমা” মিললেও কোন টাকা কোন উদ্দেশ্যে খরচ হলো — তা আর বলা যায় না। আর অনুদানের টাকায় যে-কোনো প্রশ্ন উঠলে জবাবদিহির রেকর্ডই থাকে না।
কী যাচাই করবেন: রেকর্ডের ধরন ও দায়িত্ব আলাদা; হিসাব নীতি প্রতিষ্ঠানের
প্রথমে টাকার শ্রেণি লিখে ফেলুন:
| টাকার ধরন | উদাহরণ | রেকর্ডে যা থাকতে হবে | কে দেখবেন |
|---|---|---|---|
| ছাত্রফি | মাসিক, ভর্তি, পরীক্ষা | ছাত্র, মাস, পরিমাণ, রসিদ | মুহাসিব |
| অনুদান (নগদ) | দাতা, সাধারণ অনুদান | দাতা, তারিখ, মাধ্যম, রসিদ | মুহতামিম + মুহাসিব |
| নির্দিষ্ট অনুদান | মসজিদ, এতিমখানা, ভবন | দাতা + উদ্দেশ্য-ট্যাগ | পরিচালনা পরিষদ |
| যাকাত | শরয়ি বাধ্যবাধকতা | দাতা + যোগ্যতা-যাচাই নোট | মুহতামিম |
মূল নীতি: নির্দিষ্ট-উদ্দেশ্যের টাকা (যাকাত, ভবন-অনুদান) কখনো সাধারণ পকেটে মেশাবে না — এমনকি “পরে ফেরত” বলেও। প্রতিটি এন্ট্রিতে উদ্দেশ্য-ট্যাগ থাকলে মিশে যাওয়ার সুযোগই থাকে না।
ব্যবহারযোগ্য নমুনা: দুই লেজারের কাল্পনিক উদাহরণ
লেজার ১ — ছাত্রফি (মুহাসিবের):
| তারিখ | ছাত্র | খাত | জমা | মাধ্যম | রসিদ |
|---|---|---|---|---|---|
| ০৫-১১ | ডেমো-০১২ | নভেম্বর মাসিক | ৫০০ | বিকাশ | ১০২৪ |
লেজার ২ — অনুদান (মুহতামিমের):
| তারিখ | দাতা | উদ্দেশ্য | জমা | মাধ্যম | রসিদ |
|---|---|---|---|---|---|
| ০৫-১১ | নাম-গোপনীয় | এতিমখানা-সাধারণ | ৫,০০০ | নগদ | এ-১০২ |
লক্ষ করুন: একই দিনে, একই ব্যাংক-অ্যাকাউন্টে টাকা ঢুকলেও রেকর্ড দুই জায়গায়, দুই ভূমিকায়। মাস শেষে দুই লেজারের মোট যোগ করলেই ব্যাংক-ব্যালান্স মিলবে, অথচ উদ্দেশ্যভিত্তিক রিপোর্ট আলাদা থাকবে।
অনুদান-ফি পৃথকীকরণ: চালুর ধাপ ও সীমাবদ্ধতা
- চার্ট অফ অ্যাকাউন্টস লিখুন: আয়-খাত, ব্যয়-খাত, ফান্ড — অনুদানের প্রতিটি উদ্দেশ্য একটি খাত।
- এন্ট্রির দায়িত্ব ভাগ করুন: ফি-এন্ট্রি অফিসের, অনুদান-এন্ট্রি মুহতামিমের নির্দেশে।
- মাস-শেষে তিন মিল: লেজার↔ব্যাংক, লেজার↔রসিদ-বই, ফান্ড-ব্যালান্স↔ব্যয়ের রসিদ।
- সীমাবদ্ধতা: হাতে-খরচ বা নগদ-ছোটখাটো খরচে রসিদ না থাকলে লেজার অসম্পূর্ণ থাকবে — নিয়ম হোক “রসিদ ছাড়া এন্ট্রি নয়”।
পৃথকীকরণ: ডেমোর আগে যেসব প্রশ্ন করবেন
- একই দাতার টাকা কি আলাদা উদ্দেশ্যে ভাগ করা যায় (এন্ট্রি ভেঙে)?
- ফান্ডভিত্তিক ব্যালান্স রিপোর্ট এক ক্লিকে আসে?
- ছাত্রফি-র আংশিক পেমেন্ট কি অনুদানের খাতে ভুলে ঢুকতে পারে — সিস্টেম আটকায়?
আর্থিক কাঠামো মিলাতে ফি ও ফাইন্যান্স মডিউল, বিকাশ/নগদ-সংযোগ দেখতে ইন্টিগ্রেশন পেজ, আর পরিভাষা পরিষ্কার করতে গ্লসারি দেখুন।
পৃথকীকরণ সম্পর্কিত সাধারণ প্রশ্ন
ছোট মাদ্রাসায় দুই লেজার দরকার?
অনুদান থাকলেই দরকার — সাইজ নয়, টাকার ধরনই প্রশ্ন। শুধু ছাত্রফি থাকলে এক লেজারই যথেষ্ট।
দাতার নাম গোপন রাখা যাবে?
রেকর্ডে থাকবে, রিপোর্টে নাম-লুকানোর বিকল্প দেখুন — জবাবদিহি ভেতরে, প্রচার বাইরে।
বছর শেষে মিল না হলে প্রথম কোথায় দেখব?
রসিদ-বই ↔ লেজার: প্রতিটি রসিদের নম্বর লেজারে আছে কি না। বেশিরভাগ অমিলের উৎস এখানেই।