সফটওয়্যার বদলানোর আগে তথ্য ফেরত নেওয়ার নিয়ম: প্রতিষ্ঠান ছাড়ার সিদ্ধান্তের আগেই এক্সপোর্ট-যাচাই করা। যে সিস্টেম আপনার ছাত্র, হাজিরা, ফি, রেজাল্ট — সব ধারণ করে, তা ছাড়তে গিয়ে ডাটা পাওয়া না গেলে প্রতিষ্ঠানের ইতিহাসই হারায়। তাই কেনার দিনেই বেরিয়ে-যাওয়ার পথ যাচাই করুন।
বেরিয়ে-যাওয়ার checklist
| # | ধাপ | যাচাইয়ের প্রশ্ন |
|---|---|---|
| ১ | এক্সপোর্ট ফরম্যাট | Excel/PDF — Excel খুলে দেখা যায়? |
| ২ | পূর্ণাঙ্গতা | ছাত্র, হাজিরা, ফি, রেজাল্ট — সব মডিউলের ডাটা আসে? |
| ৩ | সম্পর্ক | রসিদ-নম্বর ছাত্র-আইডির সঙ্গে যুক্ত থাকে? |
| ৪ | ফাইল-সংযুক্তি | স্ক্যান, ছবি আসে কি? |
| ৫ | ফ্রিকোয়েন্সি | এক্সপোর্ট কতবার করা যায় — সীমা আছে? |
| ৬ | চার্জ | এক্সপোর্ট ফ্রি — বছরে কতবার? |
সবচেয়ে বড় পরীক্ষা: এক্সপোর্ট করা ফাইল অন্য সিস্টেমে (এমনকি Excel-এ) খুলে ব্যবহারযোগ্য হওয়া — পাসওয়ার্ডে লক, প্রোপ্রাইটারি ফরম্যাট বা আধা-পূর্ণ এক্সপোর্ট মানে বেরিয়ে যাওয়ার দরজা বন্ধ।
কেনার দিনের প্রশ্ন-তালিকা
- এক্সপোর্ট কি বিনা খরচে, যতবার ইচ্ছা?
- সব মডিউলের ডাটা একসঙ্গে আসে, নাকি বিষয়-ভিত্তিক?
- এক্সপোর্ট কি অ্যাডমিন ছাড়া অন্য রোলও করতে পারে?
- সেবা শেষে কত দিনের মধ্যে ডাটা নেওয়া যায়?
- ডাটা রাখার দায় কার — ব্যাকআপ কোথায়?
ডাটা-এক্সিট: চালুর ধাপ ও সীমাবদ্ধতা
- চলমান সিস্টেমে থাকলে মাসে একবার এক্সপোর্ট সংরক্ষণ অভ্যাস করুন — বাইরের ব্যাকআপ।
- এক্সপোর্ট ফাইল খুলে যাচাই করুন — ডাউনলোড হওয়া মানেই ব্যবহারযোগ্য নয়।
- সীমাবদ্ধতা: এক্সপোর্ট যাচাই একবারের কাজ নয় — প্রতিষ্ঠান বড় হওয়ার সাথে প্রয়োজনও বাড়ে।
এক্সিট: ডেমোর আগে যেসব প্রশ্ন করবেন
- সম্পূর্ণ ডাটা এক ক্লিকে আসবে — ডেমোতে দেখান?
- সার্ভিস শেষের প্রক্রিয়া কী — লিখিত?
- এক্সপোর্টের ফরম্যাট কোন ভার্সনে খোলে?
iilmaa-র নিজস্ব পথ: ফি ম্যানেজমেন্টের এক্সপোর্ট, ডাটা-ব্যাকআপ নির্দেশিকা আর সুরক্ষা পেজের ডাটা-মালিকানা ঘোষণা — কেনার আগেই দেখে নিন।
এক্সিট সম্পর্কিত সাধারণ প্রশ্ন
এক্সপোর্ট মাসে কতবার করা উচিত?
মাসে একবার — শেষ মাস-বন্ধের পরপরই; ফাইল দুই জায়গায় সংরক্ষণ।
ভেন্ডর “ডাটা আপনারই” বললে যথেষ্ট?
না — প্রমাণ চান: ডেমোতে সম্পূর্ণ এক্সপোর্ট করিয়ে খুলে দেখুন। কথা নয়, ফাইলই প্রমাণ।
ব্যাংক-স্টেটমেন্ট ধরে মিলাব কীভাবে?
গেটওয়ে-ব্যবহার হলে settlement-শিট আর এক্সপোর্ট-লেজার পাশাপাশি মিলান — মিলান গাইড দেখুন।