গেটওয়ে-ফি নেওয়া শুরু করলে দুটি আলাদা মিলান-কাজ চলে: রসিদ-মিলান (ছাত্র কী পরিশোধ করল) আর settlement-মিলান (গেটওয়ে কবে কী টাকা ব্যাংকে জমা দিল)। দুটো গুলিয়ে ফেলা হলে মাস-শেষের তিনটি সংখ্যা অমিল হয়: রসিদ-মোট, গেটওয়ে-মোট, ব্যাংক-মোট — তিনটিই ভিন্ন দিনে ভিন্ন হয়।
What to verify: provider settlement accounting handoff ও invoice dues আলাদা
তিন-স্তরের মিলান-কাঠামো:
| স্তর | কী মিলে | কত ঘন ঘন | সাধারণ অমিল |
|---|---|---|---|
| রসিদ ↔ লেজার | ছাত্র-পরিশোধ | দৈনিক | হাতে-এন্ট্রি প্রতিরোধে |
| লেজার ↔ গেটওয়ে-রিপোর্ট | সফল পেমেন্ট-তালিকা | সপ্তাহে | ব্যর্থ-পেমেন্ট চিহ্ন |
| settlement ↔ ব্যাংক | গেটওয়ে জমা দিল | গেটওয়ে-সাইকেলে | চার্জ-কাটা, পেন্ডিং-স্টেটমেন্ট |
মূল পার্থক্য: রসিদ-মোট = ছাত্র পরিশোধ করেছে (দায়-নিষ্পত্তি); settlement-মোট = গেটওয়ে ব্যাংকে জমা দিয়েছে (টাকা-হাতে)। ছাত্র আজ পেমেন্ট করলে settlement তিন দিন পরে — মধ্যের দিনগুলোতে “in transit” ঘরে থাকবে; তা হারানো টাকা নয়।
ব্যবহারযোগ্য নমুনা: settlement matching worksheet
সপ্তাহ-শেষের শিট:
| তারিখ | গেটওয়ে-রিপোর্ট (সফল) | settlement জমা | in transit | মিল |
|---|---|---|---|---|
| ০১-০৭ | ১২,০০০ (২০ txn) | ৯,০০০ | ৩,০০০ | ✓ |
| ০৮-১৪ | ৮,০০০ (১৫ txn) | ৮,০০০ | ০ | ✓ |
| ১৫-২১ | ১০,০০০ (১৯ txn) | ৭,০০০ | ৩,০০০ | ✓ |
in-transit-ঘর মাস-শেষে বড় হলে গেটওয়ে-সাপোর্টে জিজ্ঞেস করুন; প্রতি সপ্তাহে প্রায় একই হলে স্বাভাবিক settlement-সময়।
রসিদ-নিষ্পত্তি মিলান: চালুর ধাপ ও সীমাবদ্ধতা
- গেটওয়ে-চার্জ আলাদা খাতে — settlement জমা চার্জ-বাদ দেওয়া হয়; চার্জ-ঘর না থাকলে মোট অমিল দেখাবে।
- settlement-রিপোর্ট গেটওয়ে প্যানেল থেকে ডাউনলোড করে সংরক্ষণ — প্রমাণ প্রোভাইডারের সিস্টেমে সীমিত থাকে।
- সীমাবদ্ধতা: প্রতিটি গেটওয়ের settlement-সময় ভিন্ন — গেটওয়ে-ভিত্তিক আলাদা শিট চলবে; এক শিটে মেশাবেন না।
মিলান: ডেমোর আগে যেসব প্রশ্ন করবেন
- settlement-রিপোর্ট কি সফটওয়্যার দেখায়, নাকি গেটওয়ে-প্যানেল থেকে নিতে হয়?
- in-transit ঘর ট্র্যাক করা যায়?
সফটওয়্যার-স্তরের মিলান ফি ম্যানেজমেন্টে ও ফি-পেমেন্ট ডকুমেন্টেশনে দেখুন; গেটওয়ে-সংযোগ ইন্টিগ্রেশন পেজে দেখুন; পরিভাষা গ্লসারিতে দেখুন।
মিলান সম্পর্কিত সাধারণ প্রশ্ন
রসিদ-মোট আর settlement-মোট কবে সমান হবে?
সমস্ত পেমেন্ট settle হওয়ার পর — সাধারণত সপ্তাহ-প্রান্তে; চলমান সময়ে পার্থক্যই “in transit”।
গেটওয়ে-চার্জ কোথায় দেখাব?
ব্যয়-খাতে গেটওয়ে-চার্জ ঘর — settlement জমা চার্জ-বাদ হওয়া ব্যাখ্যা করে।
ব্যাংক-ব্যালান্স আজ পেমেন্ট কম দেখাচ্ছে — সমস্যা?
না — in-transit; পরের settlement-চক্রে বসবে। শীটে ট্র্যাক থাকলে চিন্তা নেই।