মাস-শেষে বকেয়া মেলানোর নিয়ম: বিল, সমন্বয় (adjustment), আদায় আর প্রারম্ভিক-ব্যালান্স — চারটি আলাদা ঘরে মিলান। “মোট জমা” দেখে সন্তুষ্ট হওয়া সবচেয়ে বড় ভুল — মোট মিললেও আলাদা ছাত্রের বকেয়া ভুল হতে পারে।
কী যাচাই করবেন: বিল, adjustment, completed payment ও opening balance
চেকলিস্ট এই ক্রমে:
| # | যাচাই | প্রশ্ন | যদি না মেলে |
|---|---|---|---|
| ১ | প্রারম্ভিক ব্যালান্স | গত মাসের বকেয়া তালিকার সমষ্টি? | গত মাসের বন্ধ-রেকর্ড মিলান |
| ২ | বিল-জেনারেশন | এ মাসে বিল হয়েছে সবার? | নতুন ভর্তির বিল বাদ পড়া সাধারণ |
| ৩ | সমন্বয় | ছাড়/মওকুফ/বাতিল বিলে দেখানো? | অনুমোদন-নোটের সঙ্গে মিলান |
| ৪ | আদায় | রসিদ-সমষ্টি জমা-তালিকার সমান? | রসিদ↔লেজার মিলান |
| ৫ | বকেয়া-তালিকা | ১−(২−৩−৪) মিলছে প্রতি ছাত্রে? | প্রতি ছাত্রে, মোটে নয় |
শেষ নিয়মটাই আসল: মোট মিললে থামবেন না — প্রতি ছাত্রের ব্যালান্স মিলান। মোট মিলে যাওয়া দুই ভুল একে অপরকে ঢেকে রাখতে পারে।
ব্যবহারযোগ্য নমুনা: কাল্পনিক reconciliation table
| ছাত্র | প্রারম্ভিক বকেয়া | এ মাসের বিল | ছাড় | আদায় | বকেয়া (হিসাব) | রেকর্ডে | মিল |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ০১২ | ০ | ৫০০ | ০ | ৫০০ | ০ | ০ | ✓ |
| ০৩১ | ৩০০ | ৫০০ | ১০০ | ৪০০ | ৩০০ | ৩০০ | ✓ |
| ০৪৪ | ৫০০ | ৫০০ | ০ | ৩০০ | ৭০০ | ৬০০ | ✗ আদায় ১০০ কম দেখায় |
শেষ সারির মতো অমিল পেলে প্রথম দেখুন: রসিদ-নম্বর লেজারে আছে কি না — বেশিরভাগ অমিল এখানেই।
বকেয়া মিলিয়ে দেখা: চালুর ধাপ ও সীমাবদ্ধতা
- মিলান সবসময় মাস-বন্ধের দিনে — পরের মাসে গেলে সংশোধন দ্বিগুণ কাজ।
- অমিল-তালিকা সভার রিপোর্টে যাক — “সব ঠিক” যাচাই ছাড়া লেখা যাবে না।
- সীমাবদ্ধতা: মিলান ভুল ধরে, কারণ না — কারণ খোঁজা আপনার কাজ; বেশিরভাগ কারণ এন্ট্রি-সময়ের তাড়া।
মিলান: ডেমোর আগে যেসব প্রশ্ন করবেন
- প্রতি ছাত্রের ব্যালান্স গণনা (বিল−ছাড়−আদায়) সিস্টেম নিজে দেখায়?
- মাস-বন্ধের রিপোর্ট এক ক্লিকে?
- অমিল থাকলে সিস্টেম সতর্ক করে?
মিলান-কাঠামো ফি ম্যানেজমেন্টে ও ফি-পেমেন্ট ডকুমেন্টেশনে দেখুন; পরিভাষা গ্লসারিতে দেখুন।
মিলান সম্পর্কিত সাধারণ প্রশ্ন
মিলান কাগজে করলে চলবে?
চলবে, তবে প্রতি ছাত্রে হাতে-গণনা ১০০ ছাত্রে এক দিনের কাজ — তাই বেশিরভাগ প্রতিষ্ঠান মিলানই বাদ দেয়, যা আরও বড় ভুল।
ব্যাংক-স্টেটমেন্ট কবে মিলাব?
মাস-বন্ধের পরপরই — লেজার↔ব্যাংক আলাদা মিলান; ছাত্র-ব্যালান্স মিললেও ব্যাংক আলাদা যায়।
ছাড় কি মিলানের আগে অনুমোদিত হতে হবে?
হ্যাঁ — অনুমোদন-নোট ছাড়া ছাড় মিলানে ধরা উচিত নয়; তা নীতি-লঙ্ঘনের সংকেত।