স্কুলের কাজ ভাগ করতে প্রতিটি কাজের জন্য একজন কার্যকর দায়িত্বপ্রাপ্ত, প্রয়োজনীয় প্রবেশাধিকার এবং আলাদা পর্যালোচক নির্ধারণ করুন। সবাইকে সব তথ্য সম্পাদনার অনুমতি দেওয়ার দরকার নেই। শিক্ষক, অফিস কর্মী ও হিসাবরক্ষক তাঁদের কাজের সীমায় তথ্য দেখবেন এবং গুরুত্বপূর্ণ সংশোধন অনুমোদিত পদ্ধতিতে করবেন।

একই কাজ অনেকের দায়িত্ব বলা হলে কে শেষ করবেন তা অস্পষ্ট থাকে। আবার যিনি তথ্য দিয়েছেন তিনিই সব ক্ষেত্রে চূড়ান্ত অনুমোদন করলে ভুল ধরার সুযোগ কমতে পারে। ছোট প্রতিষ্ঠানেও কাজ ও যাচাইয়ের ধাপ আলাদা করে লিখে রাখা যায়।

ব্যক্তি নয়, কাজ দিয়ে শুরু করুন

আগে লিখুন প্রতিদিন, প্রতি সপ্তাহে ও মাস শেষে কোন কাজ শেষ হওয়া প্রয়োজন। তারপর পদ বা ব্যক্তির সঙ্গে দায়িত্ব যুক্ত করুন। একজন একাধিক ভূমিকা পালন করলে কোন কাজের সময় কোন দায়িত্বে আছেন, তা বোঝা দরকার।

কাজ কাজ করবেন যাচাই করবেন অনুমতির প্রশ্ন
বিষয়ভিত্তিক হাজিরা নির্ধারিত শিক্ষক সংশ্লিষ্ট দায়িত্বপ্রাপ্ত কোন শ্রেণি ও বিষয়?
ভর্তি তথ্য অফিস কর্মী ভর্তি দায়িত্বপ্রাপ্ত কোন তথ্য সংশোধন করতে পারবেন?
নম্বর জমা বিষয় শিক্ষক পরীক্ষা সমন্বয়কারী সংশোধনের কারণ রাখা হয়?
ফি রসিদ অনুমোদিত হিসাব কর্মী নির্ধারিত পর্যালোচক বাতিল বা সংশোধন কে করবেন?
মাসিক সারাংশ সংশ্লিষ্ট বিভাগের দায়িত্বপ্রাপ্ত প্রতিষ্ঠানপ্রধান তথ্য দেখার সীমা কী?

এটি দায়িত্ব আলোচনার নমুনা; আপনার প্রতিষ্ঠানের পদবির তালিকা অনুযায়ী পরিবর্তন করুন।

প্রবেশাধিকার ডেমোতে পরীক্ষা করুন

একটি শিক্ষক account-এ অনুমোদিত কাজ করে দেখুন। তারপর একই account দিয়ে অনুমোদনের বাইরের একটি কাজ করার চেষ্টা করুন। শুধু menu লুকানো থাকলেই যথেষ্ট নয়; কাজটি বাস্তবে প্রত্যাখ্যাত হয় কি না পরীক্ষা করুন। পরীক্ষায় কাল্পনিক record ব্যবহার করুন।

যে শিক্ষক একটি শ্রেণিতে কাজ করেন, তিনি অন্য শাখার ছাত্র দেখবেন কি না, স্পষ্ট করুন। অনুপস্থিত সহকর্মীর দায়িত্ব সাময়িকভাবে দেওয়া হলে কার্যকর সময় ও দায়িত্ব ফেরত নেওয়ার বিষয় লিখুন। একই password ভাগ করে সাময়িক দায়িত্ব দেবেন না।

কর্মী বদল হলে

যাওয়ার আগে অসম্পূর্ণ কাজ, নথি ও দায়িত্বের তালিকা হস্তান্তর করুন। প্রতিষ্ঠানের account থেকে প্রবেশাধিকার সরানোর বিষয়টি ব্যক্তিগত যোগাযোগ নম্বর পরিবর্তনের কাজ থেকে আলাদা। কে কী হস্তান্তর করেছেন এবং কে গ্রহণ করেছেন, রেকর্ড রাখুন।

সাপ্তাহিক review ছোট রাখুন

“সব কাজ হয়েছে?” জিজ্ঞাসা করার বদলে অসম্পূর্ণ হাজিরা, নম্বর জমা বাকি, অনুমোদনের অপেক্ষা এবং সমাধান না হওয়া প্রশ্ন দেখুন। তালিকায় কাজ, ব্যক্তি, সময়সীমা ও পরবর্তী পদক্ষেপ থাকলেই অনেক ক্ষেত্রে যথেষ্ট। কতবার login হয়েছে তা কাজের মানের একমাত্র মাপকাঠি নয়।

স্টাফ ব্যবস্থাপনা, হাজিরা ও রিপোর্ট-এর কাজ দেখে দায়িত্ব আলোচনার নমুনা তৈরি করতে পারেন। নিরাপত্তার প্রশ্নগুলো iilmaa-এর security page-এর সঙ্গে মিলিয়ে নিন।

দায়িত্ব সম্পর্কিত সাধারণ প্রশ্ন

ছোট স্কুলেও আলাদা role দরকার?

একজন একাধিক দায়িত্ব পালন করতে পারেন। তবু কাজের সীমা, গুরুত্বপূর্ণ সংশোধনের নিয়ম ও review কে করবেন, তা লিখে রাখা কাজে আসে।

সহকর্মীর password ব্যবহার করে দায়িত্ব পালন করব?

নিজস্ব অনুমোদিত account ও দায়িত্ব ব্যবহার করুন। ভাগ করা account-এ কে কাজ করেছেন তা নির্ধারণ করা কঠিন হয়।

শুধু menu দেখা না গেলেই অনুমতি সঠিক?

না। অনুমোদিত ও অননুমোদিত কাজের বাস্তব ফল পরীক্ষা করুন। তথ্য দেখা এবং পরিবর্তনের অনুমতি আলাদাভাবে যাচাই করুন।

নিজেদের দায়িত্বের তালিকা নিয়ে ডেমোতে ভূমিকা ও অনুমতি পরীক্ষা করুন।