স্কুলের সফটওয়্যার বাছাই করতে ভর্তি, হাজিরা, ফি আর ফল প্রকাশের পরিচিত কাজগুলো নমুনা তথ্য দিয়ে যাচাই করুন। কাজ শেষে আরেকজন অনুমোদিত কর্মী ওই একই রেকর্ড খুঁজে পান কি না দেখুন। তারপর মোট খরচ, চালু করার দায়িত্ব, তথ্য ফেরত নেওয়ার নিয়ম আর সহায়তার শর্ত দেখে সিদ্ধান্ত নিন। শুধু সুন্দর dashboard বা ফিচারের সংখ্যা দিয়ে প্রতিদিনের ব্যবহার বোঝা যায় না।
এই গাইডটি iilmaa প্রকাশ করেছে। এটি কোনো স্বাধীন vendor ranking নয়। এখানে নিজের প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজন অনুযায়ী প্রমাণ জোগাড় করার জন্য একটি ছক আছে। উদাহরণগুলো কাল্পনিক।
ডেমোর আগে তিনটি সমস্যা লিখুন
অফিসে একই ছাত্রের তথ্য বারবার লিখতে হয়? মাসের শেষে রসিদ খুঁজে পাওয়া কঠিন? শিক্ষক হাজিরা দিয়েছেন কি না বোঝা যায় না? যে সমস্যাগুলো কর্মীদের কাজে বাধা দেয়, সেগুলো স্পষ্ট বাক্যে লিখুন। প্রতিটির পাশে প্রত্যাশিত ফল এবং যাচাই করবেন কে, তা রাখুন।
স্কুল, মাদ্রাসা ও কোচিংয়ের কাজ এক নয়। স্কুলের ব্যবস্থাপনার কাজ, মাদ্রাসার প্রয়োজন ও কোচিংয়ের ব্যাচভিত্তিক প্রয়োজন দেখে নিজের জন্য প্রাসঙ্গিক অংশ বাছুন। সবার জন্য একই দীর্ঘ তালিকা দরকার নেই।
একই নমুনা দিয়ে তুলনা করুন
প্রতিটি সরবরাহকারীকে একই কাল্পনিক ছাত্রের পরিচিতি, শ্রেণি ও পরীক্ষার তথ্য দিন। একজনের প্রস্তুত presentation-এর সঙ্গে অন্যজনের হাতে-কলমে পরীক্ষা তুলনা করলে সিদ্ধান্ত অস্পষ্ট হবে। কাজটি চালাবেন আপনার কর্মী; সরবরাহকারী প্রয়োজন হলে সাহায্য করবেন। কোথায় সাহায্য লাগল, সেটিও লিখুন।
| কাজ | কী দেখবেন | প্রমাণ |
|---|---|---|
| নতুন ভর্তি | এক পরিচিতিতে সঠিক শ্রেণি ও অভিভাবক | নমুনা প্রোফাইল |
| হাজিরা | তারিখ ও তালিকা ঠিক, ফল সেভ হয়েছে | নতুন করে খোলা register |
| আংশিক ফি | রসিদ ও অবশিষ্ট বকেয়া মেলে | কাল্পনিক bill ও receipt |
| ফল প্রস্তুতি | নম্বর, অনুপস্থিতি ও grading rule আলাদা | review করা ফল |
| অনুমতি | শিক্ষক অনুমোদনহীন হিসাব বদলাতে পারেন না | অনুমোদিত ও প্রত্যাখ্যাত কাজ |
| তথ্য ফেরত | প্রয়োজনীয় ঘর অন্য ব্যবস্থায় পড়া যায় | নমুনা export |
ফল লিখুন: “হয়েছে”, “প্রশ্ন বাকি” অথবা “দেখানো হয়নি”। ব্যাখ্যা ছাড়া ১০-এর মধ্যে নম্বর দিলে তুলনাকে বাস্তবের চেয়ে নির্ভুল মনে হতে পারে।
কাজ সেভ হওয়ার প্রমাণ নিন
প্রথম কর্মী এন্ট্রি শেষ করলে অন্য অনুমোদিত কর্মীকে নতুন view থেকে রেকর্ডটি খুঁজতে বলুন। প্রথম screen-এ তথ্য থাকা আর স্থায়ীভাবে সেভ হওয়া এক নয়। বিশেষ করে হাজিরার কাজ ও ফি-পেমেন্ট-এ এই পার্থক্য বোঝা প্রয়োজন।
মোট খরচ ও দায়িত্ব লিখিত নিন
একই ছাত্রসংখ্যা, শাখা ও module ধরে quotation নিন। subscription বা licence-এর পাশাপাশি setup, পুরোনো তথ্য আনা, training, SMS, payment provider ও বাড়তি সহায়তার খরচ আলাদা করুন। iilmaa দেখলে বর্তমান মূল্য ও সীমা মিলিয়ে নিন; কোনো নির্দিষ্ট trial বা provider সুবিধা অনুমান করে নেবেন না।
কে পুরোনো তথ্য পরিষ্কার করবেন, কে নমুনা import মিলিয়ে দেখবেন, এবং ভুল পাওয়া গেলে কে সংশোধন অনুমোদন করবেন—আগেই ঠিক করুন। সব প্রতিষ্ঠান একই সময়ে চালু হবে, এমন প্রতিশ্রুতির বদলে কাজভিত্তিক acceptance condition রাখুন।
কেনার আগে শেষ যাচাই
- গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলো আপনার কর্মী করে দেখেছেন।
- ভুল বা অসম্পূর্ণ কাজের তালিকায় দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি আছে।
- অনলাইন ও offline কাজের সীমা আলাদা বোঝা গেছে।
- তথ্য export, সেবা ছাড়ার নিয়ম ও support লিখিত আছে।
- দাম কোন শর্তে বদলাবে, পরিষ্কার করা হয়েছে।
বাছাই সম্পর্কিত সাধারণ প্রশ্ন
সবচেয়ে বেশি ফিচার থাকলেই কি সেটি ভালো?
আপনার প্রয়োজনীয় কাজ ঠিকভাবে হওয়াই আগে দেখুন। উদ্ধৃত package-এ নেই বা কর্মীরা ব্যবহার করতে পারছেন না—এমন সুবিধাকে অপরিহার্য কাজের চেয়ে বেশি গুরুত্ব দেবেন না।
প্রথম ডেমোতে আসল ছাত্রের তথ্য দিতে হবে?
প্রাথমিক ডেমোতে কাল্পনিক তথ্য যথেষ্ট। পরের migration পরীক্ষায় বাস্তব তথ্য প্রয়োজন হলে অনুমোদন, ব্যবহারসীমা ও দায়িত্ব আগে নির্ধারণ করুন।
ডেমো দেখেই কি পুরো চালুর সিদ্ধান্ত নেওয়া যায়?
ডেমো shortlist তৈরিতে সাহায্য করে। নিজের কাজের ছোট pilot, তথ্য যাচাই ও লিখিত শর্ত মিলিয়ে চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত নেওয়া ভালো।
আপনার সবচেয়ে জরুরি তিনটি কাজ নিয়ে iilmaa-এর ডেমো চাইতে পারেন। একই ছক দিয়ে ফল যাচাই করুন।